L’Organismo di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei Consulenti Finanziari (di seguito, “OCF”), con sede legale in via Tomacelli 146 - 00186, Roma, email: info@organismocf.it, in qualità di titolare del trattamento (“Titolare”), tratterà i Suoi dati personali, raccolti presso di Lei o presso soggetti terzi, autonomi titolari, con i quali l’OCF interloquisce per i controlli di legge, quali legali rappresentanti delle società di consulenza finanziaria e dei soggetti abilitati, Procure della Repubblica presso i Tribunali, Prefetture, Uffici Anagrafe comunali, Consob, Camere di Commercio, Agenzia delle Entrate.

Abbreviazioni: nella seguente informativa sono utilizzate le seguenti abbreviazioni:
GDPR: il Regolamento (UE) n. 2016/679;
Codice Privacy: il D.lgs. 196/2003.

In qualità di soggetto che presenta domanda di partecipazione alla prova valutativa indetta dall’Organismo, Lei fornisce all’Organismo una serie di dati personali ed informazioni che La riguardano (di seguito, “dati personali”), quali, in particolare:

• dati anagrafici e di contatto;
• dati ricavabili dal Suo documento d’identità che le verrà richiesto di esibire per la verifica dell’identità del candidato;
• dati comuni per la partecipazione della prova valutativa o relativi al Suo stato di salute da Lei eventualmente forniti ai fini del riconoscimento dei benefici previsti da legge o dal bando.

Inoltre, in occasione dello svolgimento della prova valutativa svolta in modalità “a distanza”, l’Organismo tratterà altresì i seguenti Suoi dati personali:

• la Sua immagine, nonché qualunque eventuale dato personale che si dovesse ricavare dall’ambiente circostante alla postazione di lavoro, in occasione della registrazione mediante i dispositivi video previsti dal bando  effettuata per la durata della prova valutativa (si ricorda che ai sensi del Bando adottato dall’Organismo i candidati sono invitati a evitare, ove possibile, di introdurre e/o mantenere negli spazi fisici prescelti per svolgere la prova elementi dai quali sia possibile evincere informazioni attinenti alla loro vita privata e familiare);
• la Sua voce e qualunque eventuale dato personale che si dovesse ricavare mediante il Suo personal computer in occasione della registrazione audio attivata per la durata della prova valutativa;
• ulteriori log di “operazione utente” aggiuntivi rispetto ai precedenti, quali quelli relativi al cambio stato di comunicazione e di connessione, al rilevamento di software “indesiderati” (es. di controllo remoto) durante la prova, alla disconnessione del microfono e/o della webcam, all’utilizzo delle chat di assistenza tecnica e di comunicazione con la Commissione esaminatrice, nonché ulteriori informazioni di natura tecnica raccolte dal sistema;
• eventuali dati personali condivisi in occasione dell’utilizzo della chat privata con la Commissione esaminatrice;
• eventuali dati personali condivisi in occasione dell’utilizzo della chat privata di assistenza tecnica;
• ulteriori dati personali che si dovessero eventualmente ricavare nelle ipotesi, previste dalle disposizioni disciplinanti la prova valutativa, in cui è contemplata la presenza fisica di componenti della Commissione esaminatrice, di soggetti delegati da questi e/o di personale di OCF nel luogo di svolgimento della prova indicato dal candidato.

Con riferimento al trattamento dei Suoi dati personali in occasione dello svolgimento della prova valutativa in modalità “a distanza”, ulteriori e specifiche informative relative al trattamento dei Suoi dati personali sono rese da OCF in occasione del download dell’Applicazione mobile “OCF Prova Valutativa”.
Inoltre, ulteriori e specifiche informative relative al trattamento dei Suoi dati personali sono rese da OCF in occasione dell’accesso alla piattaforma di e-learning qualora l’interessato scelga di utilizzare tale piattaforma.

I Suoi dati personali saranno trattati dall’Organismo per:

• l’assolvimento di obblighi stabiliti dalla legge, dai regolamenti e dalla normativa europea nonché da disposizioni impartite da autorità attinenti allo svolgimento dei compiti di interesse pubblico di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei consulenti finanziari, ai sensi dell’art. 6.1. lett. c) ed e) del GDPR e, ove applicabile, dell’art. 2-ter del Codice Privacy; nonché dall’art. 9.2, lett. g) del GDPR e, ove applicabile dell’art. 2-sexies, commi 1 e 2, lett. a), m), q) e cc) del Codice Privacy. In tale finalità rientrano altresì le attività di controllo poste in essere in occasione delle prove svolte in modalità “a distanza” al fine di garantire la correttezza e la validità della prova e, conseguentemente, il raggiungimento degli scopi istituzionali dell’Organismo fra cui la verifica de “l’effettivo possesso da parte dei candidati delle conoscenze e delle competenze necessarie per lo svolgimento della relativa attività”, con conseguente facoltà dell’Organismo di escluderLa in caso di accertate irregolarità;
• finalità difensive, ai sensi degli artt. 6.1.f) e 9.2.f) del GDPR.

Conferimento dei dati personali all’OCF: il conferimento dei Suoi dati personali per le suindicate finalità è obbligatorio ed in difetto non sarà possibile sostenere la prova valutativa.

Modalità del trattamento: i Suoi dati personali potranno essere trattati sia in modalità cartacea che con l’ausilio di strumenti informatici previa adozione di misure di sicurezza tecniche ed organizzative idonee a garantirne la confidenzialità, l’integrità e la disponibilità.

In particolare, nell’ambito dello svolgimento delle prove valutative svolte in modalità “a distanza” l’Organismo: i) Le richiederà l’esibizione a video del documento d’identità al fine di verificare la Sua identità. In caso di attivazione della chat con la Commissione esaminatrice per l’identificazione potrà registrare istantanee video e audio; ii) durante la prova e fatto salvo quanto precisato al punto (I), registrerà istantanee video che riprendono Lei e l’ambiente circostante e la Sua postazione di lavoro mediante la webcam del personal computer e la telecamera del dispositivo mobile richiesti dal Bando (si ricorda che la webcam è disposta frontalmente e che la telecamera deve essere “posizionale” in quanto dovrà essere mantenuta posteriormente o lateralmente alla postazione medesima in modo tale da garantire una visione d’insieme della postazione di lavoro del candidato comprese eventuali vie di accesso alla stanza e che la Commissione esaminatrice, anche tenendo conto delle caratteristiche del luogo di svolgimento della prova, può impartire in tal senso delle specifiche indicazioni. Le predette istantanee video saranno raccolte a bassa risoluzione, con una frequenza di uno scatto ogni 2 secondi, ferma restando la facoltà della Commissione esaminatrice di aumentare lo zoom e la frequenza degli scatti fino a 2 scatti al secondo in caso di comportamenti anomali e/o sospetti e di richiedere al candidato di orientare i dispositivi video secondo le sue istruzioni, per consentire i controlli necessari in occasione dello svolgimento della prova. Si precisa che la seconda telecamera c.d. “posizionale” inizierà a raccogliere istantanee già dal momento dell’accettazione all’aula virtuale di svolgimento della prova ma ciascuna istantanea raccolta prima dell’avvio della prova stessa cancellerà e sostituirà automaticamente la precedente; iii) durante la prova e fatto salvo quanto precisato al punto (ì), registrerà l’audio per tutta la durata della prova valutativa mediante il microfono del Suo device con alert automatici in caso di rumori o suoni anomali e/o sospetti); iv) catturerà i fotogrammi dalle telecamere dei dispositivi da Lei scelti per lo svolgimento della prova insieme all’audio catturato dal microfono del personal computer per le verifiche delle perifieriche, in occasione dei test di connessione e nella fase di accettazione alla prova valutativa; v) monitorerà le Sue operazioni, la Sua connessione e l’eventuale esistenza di programmi di controllo remoto mediante la raccolta dei log delle “operazioni utente”. Dette informazioni saranno trattate dall’Organismo per consentire le operazioni necessarie per lo svolgimento della prova valutativa e il monitoraggio dei candidati da parte delle persone autorizzate ex artt. 28, 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy dal Titolare per valutare eventuali condotte irregolari e procedere all’esclusione del candidato dalla prova valutativa.

Comunicazione a terzi dei dati personali: i Suoi dati personali non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei casi previsti dal diritto nazionale e dell’Unione europea; in particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia di trattamento dei dati personali, a: (i) persone fisiche incaricate da OCF in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative; (ii) fornitori di servizi in qualità di responsabili del trattamento; (iii) enti o autorità, in qualità di autonomi titolari, tra cui la Consob, Tribunali di ogni ordine e grado; (iv) soggetti terzi per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge, quali l'esercizio del diritto di accesso e dei poteri informativi. L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati può essere richiesto al Titolare e/o al DPO, ai recapiti sottoindicati.

Luogo del trattamento: i dati personali saranno trattati da OCF esclusivamente all’interno del territorio dell’Unione europea.

Conservazione dei dati personali: i dati personali saranno trattati e conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti nel rispetto dei principi di minimizzazione del trattamento e limitazione di conservazione. In particolare:

1. i dati personali relativi allo svolgimento della prova valutativa o che confluiranno nella verbalizzazione della prova valutativa (dati anagrafici, di contatto, log delle “operazioni utente”, contenuto della chat privata con la Commissione esaminatrice, eventuali evidenze audio o video su cui si fonda l’esclusione dalla prova per irregolarità, etc.) saranno conservati nel sistema documentale in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa;
2. il documento d’identità del quale viene richiesta l’esibizione ai fini della verifica dell’identità non sarà in alcun modo registrato e conservato;
3. le immagini audio e video raccolte in occasione della prova in modalità “a distanza” o anche in fase di accettazione nel caso in cui sia necessario avviare una chat con la Commissione esaminatrice per l’identificazione saranno conservate fino alla validazione della prova da parte della Commissione esaminatrice salvo il caso in cui Lei non sia escluso dalla stessa per irregolarità, nel qual caso sono conservate per un periodo di 4 (quattro) mesi dalla chiusura dell’appello d’esame ai fini dell’eventuale difesa dell’Organismo tenuto conto dei termini previsti dalla legge per la proposizione di eventuali reclami e/o ricorsi da parte dei soggetti legittimati. In caso di reclamo e/o ricorso avverso l’esito della prova valutativa, è fatta salva l’ulteriore conservazione di tutte le predette informazioni per scopi difensivi di OCF;
4. i fotogrammi video raccolti dalla telecamera c.d. “posizionale” scattati in occasione delle prove valutative svolte in modalità “a distanza” fra il momento dell’accettazione all’aula virtuale e quello di avvio della prova, saranno conservati per 2 secondi, decorsi i quali il fotogramma successivo sostituirà automaticamente il precedente salvo quanto precisato alla lettera c) che precede;
5. i fotogrammi raccolti dalle telecamere scattati in occasione del test di connessione e gli audio di verifica raccolti dal microfono del personal computer saranno conservati per un periodo di 6 (sei) mesi decorrenti dalla cessazione dell’ultimo appello d’esame dell’anno solare previsto dal bando, finalizzato a mantenere uno storico delle richieste dei candidati e migliorare le attività di supporto;
6. i log delle “operazioni utente”ove non confluiti nel sistema documentale relativo allo svolgimento della prova valutativa, nonché le ulteriori informazioni di natura tecnica raccolte dal sistema saranno conservate per un periodo di 4 (quattro) mesi dalla chiusura dell’appello d’esame ai fini dell’integrità tecnica dei sistemi utilizzati per lo svolgimento prova valutativa in modalità “a distanza” e dell’eventuale difesa dell’Organismo tenuto conto dei termini previsti dalla legge per la proposizione di eventuali reclami e/o ricorsi da parte dei soggetti legittimati. In caso di reclamo e/o ricorso avverso l’esito della prova valutativa, è fatta salva l’ulteriore conservazione precisata alla lettera c) che precede;
7. il contenuto della chat di assistenza tecnica sarà conservato per un periodo di 6 mesi decorrenti dalla cessazione dell’ultimo appello d’esame dell’anno solare previsto dal bando finalizzato a mantenere uno storico delle Sue richieste e migliorare le attività di supporto.

È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare e/o il DPO ai contatti sottoindicati.

Esercizio dei diritti degli interessati ai sensi del GDPR: gli interessati hanno il diritto di ottenere, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che li riguarda, di ottenere la portabilità (artt. 15 e ss., Regolamento (UE) n. 2016/679, “GDPR”) e di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali (art. 77, GDPR). Con riferimento al diritto di opposizione previsto dall’art. 21 del GDPR, Lei potrà formulare una richiesta nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione. OCF si riserva di valutare la Sua istanza che non sarà accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

L’apposita istanza per l’esercizio dei diritti degli interessati è presentata al Titolare OCF contattando il Responsabile della protezione dei dati presso l’OCF ai seguenti recapiti:
- OCF - Responsabile della Protezione dei dati personali, Via Tomacelli n. 146, 00186, Roma;
- e-mail: dpo@organismocf.it (a  tale indirizzo  vanno trasmesse unicamente le  istanze per l’esercizio dei diritti degli interessati previsti dal GDPR. Per ogni altro tipo di comunicazione e/o richiesta devono essere utilizzati i contatti degli uffici competenti e i canali indicati sul sito istituzionale dell’OCF).

Comunicazioni variazione di dati e cancellazione account sul portale: le richieste di cancellazione degli account per l’accesso alle funzionalità del portale e le comunicazioni/richieste di variazione dei propri dati personali, salvo che siano formulate espressamente ai sensi degli artt. 16 -22 del GDPR, non saranno qualificate e gestite come richieste di esercizio dei diritti degli interessati secondo la disciplina prevista dal GDPR, ma in base alle procedure finalizzate all’esercizio delle funzioni pubbliche dell’OCF (comprese le funzionalità appositamente previste sul sito istituzionale dell’OCF nelle aree riservate) stabilite dall’Organismo, anche in adempimento degli obblighi informativi previsti dal Regolamento Intermediari e dal bando prove valutative indetto dall’OCF.